- Booking and deposit
- Deposit requirement: Guests must pay an advance deposit equal to 30 % of the total rental amount to confirm a reservation. This deposit is non‑refundable after the free‑cancellation period.
- Final payment: The balance of the rental fee is due 14 days before arrival (or immediately if booked less than 14 days before check‑in). Unpaid reservations may be cancelled.
- Cancellation time-frames and fees
| Cancellation period | Refund of rental fee | Notes |
| Within 24 hours of booking (if booked more than 14 days before arrival) | 100 % refund, including deposit. | Mirrors a flexible policy where guests can change their mind shortly after booking. |
| More than 30 days before arrival | Refund of all payments less a E£ administrative fee (e.g., 5‑10 % of the booking). | Similar to VRBKIM’s administrative‑restocking fee. |
| 15–30 days before arrival | 50 % of total rental refunded (excluding deposit). | Reflects a moderate policy offering a partial refund. |
| 7–14 days before arrival | 25 % of total rental refunded. | Encourages guests to cancel early to recoup more. |
| Less than 7 days before arrival or no‑show | No refund; full rental fee forfeited. | Aligns with strict/no‑show policies, where the guest is charged the full amount. |
- Early departure or shortened stay – Treated as a cancellation within 7 days; no refund is given for unused nights.
- Group bookings (3+ properties) – Cancellations are subject to the stricter “less than 30 days” rules because group cancellations significantly affect occupancy.
- Seasonal/peak periods – During high‑demand periods (Eid, New Year, summer seasons on the north coast), Vizit may tighten the policy by shifting each refund tier one category earlier (e.g., full refund only if cancelled >45 days in advance).
- Force majeure – Cancellations due to documented emergencies (government travel restrictions, natural disasters) will receive a full refund.
- Modifications and rescheduling
- Date changes – Guests may change their reservation dates once, subject to availability, without penalty if requested more than 30 days before arrival. For date changes within 30 days, Vizit will treat the change as a cancellation followed by a new booking.
- Transfer to another property – Changing to a different Vizit property is allowed under the same rules as a date change; if the new property has a higher rate, the difference must be paid when the change is made.
- Communication and enforcement
- Written notice – All cancellations or changes must be submitted in writing (email or booking‑platform message). The effective date of cancellation is when Vizit confirms receipt.
- Policy display – The policy should be displayed prominently on Vizit’s website and in booking confirmations, as emphasised by hotel industry guidance.
- Refund processing – Refunds are issued to the original payment method within 7 business days after cancellation.
- No‑show definition – A reservation is considered a no‑show if the guest fails to check in by midnight on the arrival date without prior written notice.
سياسة الإلغاء المقترحة لشركة Vizit
تعتمد هذه السياسة على المبادئ السابقة، وتم تكييفها لتناسب محفظة Vizit التي تضم 45 وحدة في القاهرة وساحل مصر الشمالي. وتحقق توازنًا بين مرونة الضيوف وحماية الملاك، من خلال تقديم استرداد تدريجي حسب توقيت الإلغاء.
- الحجز والمقدم
- المقدم المطلوب: يجب على الضيف دفع 30% من إجمالي مبلغ الإيجار كدفعة مقدمة لتأكيد الحجز. هذا المقدم غير قابل للاسترداد بعد انتهاء فترة الإلغاء المجاني.
- الدفعة النهائية: يجب سداد بقية مبلغ الإيجار قبل 14 يومًا من الوصول (أو فورًا إذا تم الحجز خلال 14 يومًا من تاريخ الوصول). قد يتم إلغاء الحجز غير المدفوع.
- فترات الإلغاء والرسوم
| فترة الإلغاء | مبلغ الاسترداد من الإيجار | ملاحظات |
| خلال 24 ساعة من الحجز (إذا تم قبل أكثر من 14 يومًا من الوصول) | استرداد كامل 100% يشمل المقدم. | مشابه للسياسة المرنة حيث يُسمح للضيف بتغيير رأيه بعد الحجز مباشرة. |
| أكثر من 30 يومًا قبل الوصول | استرداد كامل مع خصم رسوم إدارية بالجنيه المصري (مثلاً 5-10% من قيمة الحجز). | مشابه لرسوم المعالجة الإدارية المتبعة في بعض شركات الإيجار. |
| بين 15 و30 يومًا قبل الوصول | استرداد 50% من إجمالي مبلغ الإيجار (باستثناء المقدم). | سياسة معتدلة تتيح استرداد جزئي. |
| بين 7 و14 يومًا قبل الوصول | استرداد 25% من إجمالي مبلغ الإيجار. | تشجع الضيوف على الإلغاء مبكرًا لاسترداد مبلغ أكبر. |
| أقل من 7 أيام أو عدم الحضور | لا يتم استرداد أي مبلغ؛ يتم خصم كامل الإيجار. | تتماشى مع السياسات الصارمة/عدم الحضور المعمول بها في الفنادق. |
- المغادرة المبكرة أو تقصير مدة الإقامة – تُعامل كإلغاء تم قبل أقل من 7 أيام؛ لا يتم استرداد الليالي غير المستخدمة.
- الحجوزات الجماعية (3 وحدات أو أكثر) – تُطبق عليها قواعد أكثر صرامة (أقل من 30 يومًا)، نظرًا لتأثيرها الكبير على نسب الإشغال.
- فترات الذروة/المواسم – خلال فترات الطلب المرتفع (مثل العيد، رأس السنة، فصل الصيف بالساحل)، يمكن لـ Vizit تشديد السياسة عبر نقل كل شريحة استرداد إلى موعد أبكر (مثلاً، الاسترداد الكامل فقط لمن يلغون قبل أكثر من 45 يومًا).
- الظروف القهرية (Force Majeure) – الإلغاءات بسبب ظروف طارئة موثقة (مثل القيود الحكومية أو الكوارث الطبيعية) يحصل أصحابها على استرداد كامل.
- التعديلات وإعادة الجدولة
- تغيير التواريخ – يمكن للضيف تغيير تواريخ الحجز مرة واحدة فقط قبل أكثر من 30 يومًا من الوصول دون غرامة، حسب التوفر. إذا تم التغيير خلال 30 يومًا، يُعامل على أنه إلغاء يتبعه حجز جديد.
- الانتقال إلى وحدة أخرى – يُسمح بذلك ضمن نفس شروط تغيير التواريخ، وفي حال كانت الوحدة الجديدة ذات سعر أعلى، يجب سداد الفرق عند إجراء التغيير.
- التواصل والتنفيذ
- إشعار كتابي – يجب تقديم جميع طلبات الإلغاء أو التعديل كتابيًا (بريد إلكتروني أو رسالة عبر منصة الحجز). يُعتبر تاريخ الإلغاء هو تاريخ تأكيد الاستلام من قبل Vizit.
- عرض السياسة – يجب عرض هذه السياسة بشكل بارز على موقع Vizit الإلكتروني وفي تأكيدات الحجز، كما توصي به إرشادات الفنادق.
- معالجة الاسترداد – يتم رد المبالغ إلى نفس وسيلة الدفع الأصلية خلال 7 أيام عمل من الإلغاء.
- تعريف عدم الحضور – يُعتبر الضيف “غير حاضر” إذا لم يقم بتسجيل الوصول بحلول منتصف ليل يوم الوصول دون إرسال إشعار كتابي مسبق.